Pełna transparencja w organizacji. Co daje i zabiera?

Zacznijmy od odpowiedzi na pytanie, do czego właściwie jest nam potrzebna transparencja. We wstępie wspomniałam o podejmowaniu decyzji – i to jest właśnie najważniejszy aspekt transparencji. Im mamy lepszy i pełniejszy dostęp do informacji w firmie, tym więcej kontekstu do podjęcia przemyślanej decyzji. Im więcej danych, tym łatwiej wybrać spośród różnych opcji tę optymalną dla naszej organizacji. Dzięki transparencji, nasza decyzyjność się zwiększa. W organizacji, w której panuje samozarządzanie, pewność i odwaga przy dokonywaniu wyborów dotyczących naszych zadań to fundamenty sprawnego działania.

Co zaś w przypadku, gdy takiej transparencji nie ma? W tradycyjnych, hierarchicznych strukturach, wyzwanie często polega na tym, że pracownicy niższych szczebli dobrze rozumieją codzienne problemy klientów, ale nie mają decyzyjności, podczas gdy tzw. “góra”, chociaż lepiej zna firmowy kontekst (np. strategię finansową), bywa odklejona od rzeczywistości. Przy niedoborze informacji, decyzje podejmujemy częściowo na oślep, nie dziwne więc, że zdarza nam się chybić. Skoro nasz przełożony teoretycznie dysponuje większą wiedzą, trudniej mu również czasem zrozumieć popełniane przez nas błędy.

Nie od dziś wiemy, że kto ma informację, ten ma władzę. W wielu przedsiębiorstwach wciąż dominuje klasyczny model zarządzania z hierarchiczną strukturą. Co to oznacza? Że władza jest towarem deficytowym. Im mniej coś jest dostępne, tym bardziej tego pożądamy – naturalnie zaczynamy więc ze sobą konkurować. Informacje poufne zdobywamy głównie po to, żeby „zarządzać” innymi, manipulować, a także po to, żeby móc trochę tymi informacjami pohandlować.

Ci natomiast, których stanowiska wiążą się z dostępem do poufnych danych, mogą czuć się zmuszeni do sprawdzania wszystkiego przynajmniej dwa razy i dmuchania na zimne. Nie mam tu na myśli lęku przed niechcący palniętym w służbowej kuchni komentarzem na czyjś temat. Niech jednak pierwszy rzuci klawiaturą ten, kto nigdy nie wysłał maila do osób, które nie powinny go przeczytać. Co więcej, w przypadku operowania niejawnymi informacjami, nierzadko czujemy się odizolowani od naszych współpracowników. Jeśli nie mają oni dostępu do tych samych danych, nie możemy zasięgnąć ich rady w sprawach służbowych ani przedyskutować wątpliwości czy problemów. Czasem przecież chcesz się pożalić, ale nie masz do kooogo…

Jeśli chcemy komuś udostępnić poufne informacje, musimy przestrzegać procedur. Wiedza jest scentralizowana, a jej rozpowszechnianie staje się czasochłonnym procesem. Czas natomiast to coś, czym rzadko dysponujemy w nadmiarze. Można więc powiedzieć, że kiedy do wielu ważnych informacji dostęp mają jedynie nieliczni pracownicy, napięcie i stres stają się nieodłączną częścią pracy.

Zacznijmy od braku jawności – ów brak pozostawia miejsce na domysły. „Dlaczego to ten kolega dostał awans, chociaż wcale nie był tak długo w firmie? A ta to pewnie zarabia dwa razy więcej ode mnie, chociaż całymi dniami tylko kawkę popija”. Tego rodzaju wyobrażenia pojawiają się często samoistnie… Tuż za wyobrażeniami nadciągają plotki. Trudno czuć się swobodnie, kiedy każdy nasz krok może być i zwykle jest oceniany – za naszymi plecami.

Co natomiast oferuje transparentność? Taki sam dostęp do informacji dla wszystkich pracowników. Chcesz podejrzeć, jak firma radzi sobie finansowo w tym miesiącu? Łatwo znajdziesz odpowiedni plik na wspólnym dysku. Proces podwyżkowy i widełki płacowe w różnych zespołach? Jak wyżej. Przy pełnym dostępie do informacji, mamy szerszy kontekst – łatwiej nam zrozumieć różne decyzje podjęte w firmie. Nie ma więc przestrzeni na wyobrażanie sobie „nie wiadomo czego”, jest za to miejsce na szczerość i feedback.

Na dawaniu feedbacku jednak się nie kończy. Dzięki dostępowi do wszystkich informacji, wiemy również m.in. ile przychodu generuje nasza organizacja. Tendencja wzrostowa, czy wręcz przeciwnie? Naturalnie chcemy, żeby źródło naszego utrzymania prosperowało – pojawia się więc odpowiedzialność. Poczucie, że przyczyniamy się do wspólnego rezultatu i chęć większego zaangażowania.

Dla niektórych chęć, dla innych przykra konieczność. Trzeba przyznać, że nie każdy przyjmie taką odpowiedzialność z otwartymi ramionami. Niektórzy chcą po prostu przychodzić do pracy i robić swoje, nie martwiąc się o wyniki firmy i jest to jak najbardziej zrozumiałe. Inni jednak odnajdą się we wspólnym dążeniu do celu, a takie „nadwyżkowe” informacje stanowić będą dla nich jedynie dodatkowe źródło motywacji.

Transparencja pojawiła się w SYZYGY Warsaw jako element większej zmiany. Nie była nigdy celem sama w sobie, ale żeby móc podejmować jak najlepsze decyzje i do tego robić to odważnie, potrzebny jest dostęp do możliwie jak największej ilości informacji. W naszej organizacji wiele danych od początku było jawnych, ale i tak transparencja rozwijała się stopniowo, równolegle do innych procesów zachodzących w firmie.

Na koniec ujawniliśmy wynagrodzenia. Była to zdecydowanie najbardziej emocjonująca odsłona, chociaż nadal nikt nie rzucał się na ziemię rozdzierając szaty. O szczegółach tego procesu możecie usłyszeć w odcinku Transparentne wynagrodzenia / case study podcastu naszych koleżanek, Ewy Bocian (New Work Guide i Consciousness Coach) i Pauliny Grabowskiej (Employer Storyteller i Internal Coach w SYZYGY Warsaw).

Od siebie napiszę, że dominowały obawy, które w zdecydowanej większości okazały się niesłuszne. Przykład takich obaw to chociażby oczekiwanie dysproporcji w płacach między kobietami a mężczyznami – takowej dysproporcji w SYZYGY Warsaw nie było. Oczywiście, znalazły się różnice w wynagrodzeniach między poszczególnymi osobami, które wynikały przede wszystkim ze stopnia ich kompetencji. W pojedynczych przypadkach nastąpiło wyrównanie pensji w celu stworzenia realistycznych widełek dla wszystkich, którzy u nas pracują.

Pełna transparentność „wprowadzona”. Co teraz? Pojawiają się pytania, które mogą zacząć nas dręczyć – czy w takim razie od dziś mam z każdym dzielić się wszystkimi informacjami? Czy sam_ muszę wiedzieć o wszystkim?

Nie chodzi o to, żeby od teraz wszyscy wiedzieli wszystko o wszystkim i byli obecni na każdym firmowym spotkaniu. Jak pisałam na początku artykułu, informacji potrzebujemy głównie do podejmowania decyzji. Jeśli nie chcesz śledzić wszystkich danych, jak najbardziej masz do tego prawo. Na ratunek, tradycyjnie już, przychodzą nam role. Zaznajamianie się z niektórymi faktami jest naszą odpowiedzialnością – chcemy przecież dobrze wykonywać przypisane nam obowiązki – istnieją jednak informacje, których nie potrzebujemy do życia.

W naszej organizacji mamy zasadę, którą można kochać lub też nienawidzić, a brzmi ona: „Orientuj się!”. Przy dostępie do wielu informacji, wyzwanie polega na tym, żeby nadążać i „łączyć kropki”. W Teamsach mamy różne wątki – od ważnych ogłoszeń, po aktywności po godzinach, zależnie więc od potrzeb, każdy zagląda do danej dyskusji na bieżąco. Nie zajrzałeś? Od zespołu usłyszysz najczęściej: „Orientuj się!” (po czym pomoże Ci uzupełnić luki w wiedzy). To podejście stanowi element samozarządzania – wszyscy dążymy do rozwoju, zwiększania swojego poziomu wiedzy i ogólnego „ogarniania”, co się wokół nas dzieje. Nie każdemu przychodzi to z łatwością, zapewniamy jednak, że warto.