W każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, kluczowe znaczenie ma efektywne zarządzanie procesami oraz dążenie do optymalizacji kosztowej, czasowej i jakościowej. Z perspektywy organizacyjnej, wyznaczanie jasnych celów – czyli tzw. praca na celach (performance-based) – które są jednocześnie mierzalne, stanowi fundament sprawnego zarządzania i realizacji projektów. Ważne jest, aby cele te nie tylko odpowiadały na wyzwania technologiczne i operacyjne, ale także miały bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe, takie jak obniżenie kosztów, zwiększenie świadomości marki czy poprawa efektywności i jakości usług.
W procesie tym istotne jest zarówno ustalenie priorytetów organizacji, jak i znalezienie wspólnych celów między różnymi działami, aby zadbać o płynną komunikację. Często bowiem pojawiają się sytuacje, w których zespoły dążą do realizacji swoich własnych celów, co może prowadzić do tarć pozornie sprzecznych względem siebie obszarów. Żeby tego uniknąć, organizacja powinna konsekwentnie rozwijać umiejętności ustalenia priorytetów i wyznaczać ambitne cele, pozostające jednak w zasięgu realnych możliwości zespołów.
Warto zaznaczyć, że używamy terminu „partner IT” zamiast „dostawca IT”. Uważamy, że określenie „partner” lepiej oddaje charakter relacji opartej na zaufaniu, długoterminowej współpracy oraz wspólnym dążeniu do osiągania celów. Więcej na ten temat można przeczytać w naszym artykule „Czym różni się partner IT od dostawcy?”
Zanim wybierzesz dostawcę IT: Checklista pytań, które musisz zadać
Ustalenie priorytetów warto zacząć od zadania odpowiednich pytań, które pomogą sprecyzować oczekiwania wobec partnera IT oraz wyznaczyć jasne cele. Pobierz rozbudowaną listę pytań w formacie PDF 📧 – dowiedź się jakie pytania warto zadać przed rozpoczęciem współpracy.
Różne modele rozliczeń z partnerami IT
Współpraca z partnerem IT może opierać się na różnych modelach rozliczeń, w zależności od charakteru projektu, jego zakresu i potrzeb organizacji. Kilka bardziej popularnych sposobów rozliczeń, stosowanych w branży IT, to:
- Model oparty na godzinach pracy (time & materials)
- Model oparte na ustalonej stawce (fixed price)
- Model oparty na wynikach (performance-based)
- Model oparty na subskrypcji lub stałej opłacie miesięcznej
Model oparty na godzinach pracy (time & materials)
W tym modelu płacisz za rzeczywisty czas poświęcony przez partnera IT na realizację zadań. Ten model oferuje elastyczność, ale może prowadzić do trudności w przewidywaniu całkowitych kosztów projektu, szczególnie w przypadku jego rozwoju lub zmieniającego się zakresu.
Model oparte na ustalonej stawce (fixed price)
Tutaj wynagrodzenie jest ustalone na podstawie z góry określonej ceny za usługę lub produkt. Jest to model, który najlepiej sprawdza się w przypadku projektów o dobrze zdefiniowanym zakresie i stałych wymaganiach biznesowych. Jednak w dynamicznych projektach, w których mogą pojawić się zmiany, jego wadą staje się mała elastyczność.
Model oparty na wynikach (performance-based)
Tutaj wynagrodzenie partnera IT zależy od osiągnięcia konkretnych, mierzalnych celów, definiowanych wspólnie z klientem. Taka formuła celu może opierać się np. na redukcji Time to Market (TTM) czy zmniejszeniu liczby błędów w procesie produkcyjnym.
- W tym wariancie szczególnie ważne jest ustalenie minimalnych akceptowalnych poziomów wyników (tzw. KPI), aby obie strony miały jasne punkty odniesienia co do celu mierników (mierzalnych wskaźników).
- Istotne jest też określenie, w jaki sposób osiągnięcie celu będzie weryfikowane i z jaką częstotliwością – np. w trakcie trwania projektu lub po wdrożeniu kolejnych funkcjonalności.
Model oparty na subskrypcji lub stałej opłacie miesięcznej
W tym przypadku klient płaci stałą opłatę za dostęp do usług przez określony czas. Jest to model sprawdzający się w długoterminowych relacjach, zapewniający stronie klienta przewidywalność kosztów i ciągłość usług. Partner IT może jednocześnie proponować stałe poszukiwanie usprawnień, aby wypracować preferowany kierunek rozwoju i coraz lepiej dostosowywać się do potrzeb klienta.
Dlaczego wybieramy model perfomance-based?
Jako partner IT stawiamy na model oparty na wynikach, ponieważ pozwala on na pełną transparentność oraz ścisłą współpracę z klientami. Nasze wynagrodzenie jest uzależnione od osiągnięcia konkretnych, mierzalnych celów, takich jak np. redukcja Time to Market (TTM), poprawa jakości usług, czy zmniejszenie liczby błędów produkcyjnych. Dzięki temu klienci mogą mieć pewność, że ich inwestycja w nasze usługi będzie miała wymierny wpływ na rozwój ich biznesu, a my jesteśmy zmotywowani do bardziej efektywnego działania.
Taki model zapewnia elastyczność, jednocześnie pozwalając utrzymać kontrolę nad kosztami. Współpraca oparta na wynikach sprzyja budowaniu długoterminowych relacji, w których klient i partner IT dążą do wspólnych celów. To także sposób na lepsze dopasowanie do zmieniających się potrzeb rynku, co przekłada się na wyższą konkurencyjność i niższe koszty operacyjne dla klienta.
Wybór odpowiedniego modelu rozliczeń wymaga zrozumienia, jakie czynniki wpływają na całkowity koszt projektu. Aby lepiej zrozumieć, co kształtuje cenę wdrożeń CMS, zapraszamy do artykułu „Ile kosztuje wdrożenie CMS? Co wpływa na cenę?”.
Znaczenie ustalania wspólnych celów
W organizacjach, gdzie funkcjonuje wiele różnych zespołów odpowiedzialnych za odmienne zadania (od działu marketingu po infrastrukturę techniczną), znalezienie wspólnych celów jest kluczowe, by nie dopuścić do sytuacji, w której poszczególne grupy zamiast sprawnie współpracować konkurują ze sobą lub działają w izolacji.
W dużych projektach technologicznych, gdzie kierunkiem rozwoju produktu zarządza kilka departamentów, łatwo o sprzeczne cele – poszczególne zespoły podejmujące decyzje opierają się wyłącznie na swoich priorytetach, nie patrząc na kontekst całego biznesu. Wspólne ustalenie priorytetów organizacji i regularne organizowanie sesji pytań i odpowiedzi pomagają uniknąć sytuacji, w której niezrozumienie celu rodzi brak satysfakcji członków zespołu i spadek motywacji.
Przykładem takiego celu może być choćby zwiększenie świadomości marki przy jednoczesnej optymalizacji procesów technologicznych – tak, by witryna internetowa klienta działała szybciej, była bardziej niezawodna i lepiej realizowała cele biznesowe.
Rola danych w osiąganiu celów
Dane to fundament podejmowania świadomych decyzji. Regularne monitorowanie postępów w realizacji celów jest kluczowe dla oceny efektywności działań oraz identyfikacji obszarów wymagających poprawy. Metryki takie jak cycle time (czas realizacji zadań) czy wskaźniki jakości (np. błędy produkcyjne) stanowią narzędzie, które umożliwia organizacjom nie tylko ocenę efektywności procesów, ale także optymalizację kosztów.
Dzięki dokładnym danym, organizacje mogą monitorować, jak zmiany w procesach wpływają na wyniki. Na przykład, dane dotyczące liczby błędów regresyjnych pozwalają na szybsze identyfikowanie problemów i ich eliminowanie, co przekłada się na zmniejszenie ryzyka i większą stabilność. Z kolei ścisłe monitorowanie wskaźników takich jak wydajność aplikacji (np. liczba operacji na sekundę) pozwala na ciągłe doskonalenie jakości, co z kolei przyczynia się do zadowolenia klientów i oszczędności związanych z naprawami czy poprawkami.
Wyzwania w implementacji i mierzeniu realizacji celów
Wprowadzenie modelu pracy na celach wiąże się z wyzwaniami, zwłaszcza w dużych organizacjach. Proces ustalania celów osób w poszczególnych działach musi być skoordynowany, by nie pojawiły się sprzeczne względem siebie obszary czy też zwyczajnie natłok celów, które utrudniają sprawną realizację projektów.
Jednym z istotnych problemów jest zapewnienie, że wszystkie działy rozumieją cele i dysponują odpowiednimi drogami przekazywania informacji, by efektywnie dzielić się wiedzą. Brak integracji systemów gromadzących dane lub brak motywacji wewnątrz zespołów do dzielenia się informacjami mogą prowadzić do opóźnień i dodatkowych kosztów. W efekcie może to uniemożliwić skrócenie horyzontu czasowego przewidzianego na zakończenie projektu lub spowodować, że zostaną zrealizowane jedynie częściowe cele, a na resztę zabraknie zasobów i czasu.
Iteracyjny proces ustalania celów i pomiaru danych
Elastyczność w ustalaniu celów to podstawa, ponieważ środowisko biznesowe szybko się zmienia. Cele powinny być dostosowywane w miarę pojawiania się nowych danych oraz zmieniających się warunków.
Cykl przeglądów, w ramach którego cele i metryki są regularnie oceniane i dostosowywane, pozwala organizacjom na utrzymanie wysokiej efektywności procesów i lepsze dopasowanie do zmieniających się wymagań rynkowych.
Dzięki takiemu iteracyjnemu podejściu organizacje mogą szybciej reagować na zmiany w strategii, optymalizować wykorzystanie zasobów i zapewnić zgodność działań z długoterminowymi celami. To podejście zmniejsza ryzyko związane z nieadekwatnymi działaniami i zapewnia lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów, co w efekcie prowadzi do większej rentowności i obniżenia kosztów.
Kultura organizacyjna i wpływ pracy z danymi
Kultura organizacyjna, która promuje transparentność, współpracę i elastyczność, sprzyja efektywnemu wdrażaniu celów i osiąganiu wyników. Organizacje, które wspierają otwartą komunikację i szybkie feedbacki, są bardziej zmotywowane do realizowania ambitnych celów. Tego typu kultura sprzyja także innowacjom, co jest szczególnie ważne w kontekście zarządzania procesami i dążenia do poprawy efektywności.
Elastyczność i otwartość w podejściu do danych oraz ich monitorowania sprawiają, że organizacje stają się bardziej odpornie na zmiany i szybciej dostosowują swoje działania do zmieniających się warunków rynkowych. Dzięki tej kulturze, procesy zakupowe stają się bardziej przejrzyste, a decyzje podejmowane są na podstawie rzetelnych danych, co minimalizuje ryzyko operacyjne i pozwala na lepsze zarządzanie łańcuchem dostaw.
Podsumowanie
Wykorzystanie danych oraz wyznaczanie celów stanowi fundament skutecznego zarządzania procesami w organizacjach. Dzięki odpowiedniemu monitorowaniu wyników, organizacje mogą zoptymalizować swoje działania, zwiększyć efektywność i poprawić wyniki finansowe.
Cele takie jak redukcja TTM, skrócenie cycle time, czy automatyzacja testów pozwalają na szybsze reagowanie na zmiany, obniżenie kosztów operacyjnych oraz zwiększenie konkurencyjności. Transparentność i elastyczność w procesach pomagają w budowaniu długoterminowych, zaufanych relacji z partnerami IT, co przekłada się na realne oszczędności i lepsze wyniki biznesowe.
Autor
Michał Łukawski
IT Client Partner
Michał Łukawski, z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży IT, wspiera klientów korporacyjnych w tworzeniu i rozwijaniu cyfrowych produktów, które odpowiadają na realne potrzeby biznesowe. Pełnił funkcję Dyrektora Zarządzającego SYZYGY Warsaw i był członkiem zespołu odpowiedzialnego za transformację organizacji w turkusową. Jego podejście łączy zrozumienie potrzeb biznesowych z budowaniem trwałych relacji opartych na transparencji i współodpowiedzialności.
Czy Twoja organizacja szuka sposobu na skuteczne zarządzanie wielojęzycznymi witrynami internetowymi?
Budowanie trwałej współpracy z partnerem IT wymaga nie tylko odpowiednich technologii, ale też wspólnego zrozumienia priorytetów i mierzalnych celów. Nasz zespół wspiera firmy w tworzeniu strategii opartej na danych, optymalizacji procesów i dostarczaniu realnych wyników.
Skontaktuj się z nami, aby:
- Omówić wyzwania i cele Twojej organizacji,
- Poznać nasze podejście do zarządzania projektami i pracy z zespołami,
- Dowiedzieć się, jak nasze usługi mogą wspierać rozwój Twoich produktów cyfrowych i zwiększać ich wartość biznesową.
Wypełnij formularz — wrócimy do Ciebie, aby porozmawiać o tym, jak możemy wspólnie wypracować rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
