Aktualny rynek IT wymaga szybkiego i sprawnego działania, a każdy miesiąc opóźnienia we wdrożeniu nowej aplikacji mobilnej lub platformy internetowej może skutkować utratą przewagi konkurencyjnej lub straconą szansą sprzedażową. Mimo to wiele firm – zarówno w sektorze prywatnym, jak i w przypadku zamówienia publicznego – angażuje całe sztaby ludzi w procesy przetargów (w tym przetargi IT), które ciągną się miesiącami, generując niepotrzebne koszty oraz frustrację. Przyczyną bywają zarówno nadmierna biurokracja, jak i brak jasno zdefiniowanych procedur czy błędy w opisie przedmiotu zamówienia.
Celem naszego artykułu jest wskazanie, jak można znacząco skrócić i uprościć postępowania przetargowe w obszarze IT, zapewniając szybkie i efektywne pozyskanie najlepszych wykonawców oraz rozwiązań technologicznych.
Jakie widzimy najczęstsze błędy w tradycyjnym procesie przetargowym?
1. Narzucony z góry szablon zapytania ofertowego
Wiele firm posługuje się uniwersalnym szablonem RFP (Request for Proposal), który – w teorii – ma ułatwić przygotowanie dokumentacji, ale często bywa nieadekwatny do konkretnych potrzeb projektów IT. Nie uwzględnia on specyfiki infrastruktury, kultury organizacyjnej ani rzeczywistych problemów i wyzwań, z którymi mierzy się zamawiający. W rezultacie oferty obarczone są wieloma zbędnymi elementami, a dostawcy często wypełniają dokumentację w sposób “sztywny” i nie do końca zrozumiały, co dodatkowo wydłuża proces i powoduje odmienną interpretację.
2. Niewystarczające zaangażowania całego zespołu projektowego po stronie zamawiającego
W bardzo sformalizowanych organizacjach przetarg jest prowadzony głównie przez dział zakupów, bez udziału osób, które będą faktycznie realizować projekt po stronie zamawiającego. Brak współpracy z zespołem odpowiedzialnym za wdrożenie skutkuje nieodpowiednim sprecyzowaniem wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych. Dopiero bliska współpraca działu zakupów, IT oraz biznesu pozwala stworzyć specyfikację adekwatną do realnych potrzeb i uniknąć późniejszych korekt, generujących koszty i opóźnienia.

3. Zbyt rozbudowana dokumentacja
W wielu postępowaniach przetargowych dokumentacja bywa przesadnie rozbudowana – zawiera dziesiątki stron specyfikacji, formularzy i załączników. Nadmierna szczegółowość może utrudniać zrozumienie faktycznych potrzeb biznesowych, a dodatkowo zniechęcać potencjalnych wykonawców, którzy w takiej sytuacji muszą poświęcić znaczną ilość czasu na analizę i wypełnienie każdej pozycji.
4. Brak elastyczności
Przetargi na wdrożenie nowych produktów IT często prowadzane są według sztywnych procedur i z góry ustalonych terminów, nie uwzględniających dynamiki projektów technologicznych. W efekcie bywa, że gdy zmieni się zakres lub priorytety, formalne zasady nie pozwalają na szybkie dostosowanie się do nowych realiów. To z kolei prowadzi do wydłużenia całej procedury i może skutkować wyborem rozwiązania, które w momencie realizacji jest już mniej optymalne.
5. Niedoprecyzowane wymagania
Kolejnym wyzwaniem jest formułowanie zapotrzebowania na usługi czy produkty IT w sposób zbyt ogólny lub niewystarczająco precyzyjny. Brak szczegółowo określonych wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych prowadzi do odmiennych interpretacji celów i oczekiwań przez poszczególnych dostawców. Zdarza się nawet, że pojedyncze zdanie opisujące konkretną funkcjonalność w rzeczywistości obejmuje złożony projekt – na tyle duży, iż mógłby stanowić przedmiot odrębnego postępowania ofertowego. W efekcie zamawiający musi samodzielnie przyjmować pewne założenia dotyczące zakresu prac, co z kolei generuje różne interpretacje i rozbieżne oferty ze strony dostawców.
6. Zbyt doprecyzowane wymagania
Paradoksalnie, zarówno zbyt ogólne, jak i nadmiernie szczegółowe wymagania mogą prowadzić do trudności w procesie przetargowym. Nadmiernie doprecyzowane zapisy w RFP ograniczają elastyczność i swobodę w doborze rozwiązań. Ponadto dostawcy, pragnąc jak najdokładniej wycenić określony zakres, często potrzebują więcej czasu i proszą o przedłużenie terminu na złożenie oferty. Starając się wypełnić każdą, nawet najdrobniejszą wytyczną, mogą rezygnować z bardziej innowacyjnych lub efektywnych podejść. W efekcie zamawiający traci możliwość porównania różnych wariantów technologicznych i wyboru najkorzystniejszego rozwiązania.


7. Komunikacja między stronami
Częstą praktyką w przetargach jest wymóg zamawiającego, aby wszelkie pytania kierować wyłącznie drogą mailową lub poprzez portal przetargowy. Niestety, taka forma kontaktu nie zawsze wystarcza, by rozwiać wszystkie wątpliwości i zapobiec błędnym interpretacjom wymagań. W rzeczywistości wielu potencjalnych dostawców potrzebuje po prostu rozmowy, która pozwala na szczegółowe dopytanie o istotne kwestie. Bezpośrednia interakcja nie tylko przyspiesza wyjaśnianie niejasności, ale też umożliwia zamawiającemu wstępną ocenę kompetencji dostawcy – na przykład poprzez sposób zadawania pytań i rozumienia specyfiki projektu.
8. Czasochłonne formalności i analiza ofert
Nawet dobrze napisane RFP i precyzyjnie zdefiniowane kryteria wyboru nie gwarantują automatycznie szybkiego przebiegu przetargu. W wielu organizacjach obieg dokumentów i decyzji jest rozciągnięty w czasie – każda zmiana musi być akceptowana przez kolejne szczeble, co przekłada się na tygodnie lub miesiące oczekiwania. Dodatkowo dogłębna analiza ofert bywa przeciągana w nieskończoność, zwłaszcza gdy dział zakupów nie ma odpowiedniego wsparcia merytorycznego ze strony ekspertów IT czy przyszłych użytkowników rozwiązania.
9. Zbyt duża liczba zaproszonych dostawców do przetargu
Wielu zamawiających, obawiając się braku wystarczającej konkurencji lub chcąc „przeskanować” rynek możliwie najszerzej, zaprasza do udziału w postępowaniu znacznie więcej dostawców, niż jest to faktycznie potrzebne. Choć pozornie zwiększa to szansę na znalezienie optymalnego partnera, w praktyce generuje ogromną liczbę ofert i pytań, które trzeba przeanalizować. Skutkiem jest niepotrzebne wydłużanie postępowania oraz przeciążenie zespołu przetargowego, co może negatywnie wpłynąć na jakość oceny propozycji i ostateczny wybór wykonawcy.

Podsumowanie
Rozwiązanie opisanych wyzwań wymaga zarówno zmiany podejścia do procesu przetargowego, jak i wdrożenia odpowiednich narzędzi i procedur, które usprawnią cały proces przetargowy. Kluczowe znaczenie ma tu współpraca między działami, precyzyjne definiowanie przedmiotu zamówienia i wymagań, a także możliwość bezpośredniego dialogu z wykonawcą.
Warto także doprecyzować kryteria oceny ofert tak, by nie liczyła się jedynie niska cena, lecz również np. doświadczenie zespołu, proponowane technologie czy przykłady najlepszych praktyk wdrożeń. Dzięki temu firma może poprawić jakość wyboru partnera IT i skrócić łączny czas trwania postępowania ofertowego.
Konieczne jest ponadto dostosowanie procedur wewnętrznych do realiów rynku – czy to poprzez uproszczenie obiegu dokumentacji, czy poprzez większą elastyczność w prowadzeniu konsultacji i udzielaniu wyjaśnień na etapie przygotowywania oferty. Tylko w ten sposób uda się uniknąć rozwiązań nieskutecznych lub nieaktualnych technologicznie w chwili faktycznego startu projektu.
Efektywne przetargi w IT to nie tylko oszczędność czasu i kosztów – to także szansa na dokonanie lepszych wyborów strategicznych oraz poprawę innowacyjności. Takie podejście pozwala organizacjom zdobyć realną przewagę konkurencyjną oraz zapewnić sprawną realizację nawet najbardziej złożonych projektów informatycznych.

Zanim wybierzesz dostawcę IT: Checklista pytań, które musisz zadać
Ustalenie priorytetów warto zacząć od zadania odpowiednich pytań, które pomogą sprecyzować oczekiwania wobec partnera IT oraz wyznaczyć jasne cele. Pobierz rozbudowaną listę pytań w formacie PDF 📧 – dowiedź się jakie pytania warto zadać przed rozpoczęciem współpracy.
Autor
Michał Łukawski
IT Client Partner
Michał Łukawski, z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży IT, wspiera klientów korporacyjnych w tworzeniu i rozwijaniu cyfrowych produktów, które odpowiadają na realne potrzeby biznesowe. Pełnił funkcję Dyrektora Zarządzającego SYZYGY Warsaw i był członkiem zespołu odpowiedzialnego za transformację organizacji w turkusową. Jego podejście łączy zrozumienie potrzeb biznesowych z budowaniem trwałych relacji opartych na transparencji i współodpowiedzialności.

Szukasz wsparcia w realizacji projektu IT — takiego, które uwzględni Twoje realne potrzeby i pomoże uniknąć niespodzianek?
Dzielimy się naszą perspektywą i doświadczeniem, aby pomóc Ci sprawnie przejść przez kolejne etapy rozwoju projektu. Wspólnie znajdziemy rozwiązania, które przyspieszą wdrożenia i uproszczą procesy.
Skontaktuj się z nami, aby:
- Omówić wyzwania i cele biznesowe Twojej organizacji,
- Dowiedzieć się, jak nasz zespół podchodzi do kompleksowych projektów IT,
- Zyskać partnera, który nie tylko realizuje zadania, ale też wspiera Cię na każdym etapie.
Wypełnij formularz – odezwiemy się do Ciebie, by porozmawiać o tym, jak możemy wspólnie stworzyć skuteczne i elastyczne rozwiązania odpowiadające na Twoje potrzeby.