Potrzeba przebudowy platformy e-commerce to najczęstszy impuls do rozpatrzenia potencjalnej współpracy z zewnętrznym partnerem IT.
Powody można podzielić na trzy podstawowe grupy:
- czynniki zewnętrzne — aktualizacja lub zmiana platformy, na której zbudowany jest nasz sklep lub innych narzędzi, które wykorzystujemy;
- czynniki technologiczne – przykładowo chęć oddzielenia warstwy front-end od back-end czy poprawa wydajności platformy;
- czynniki biznesowe – zazwyczaj to dodanie nowych funkcjonalności, odświeżenie użyteczności lub wyglądu platformy.
Proces poszukiwania dostawcy zwykle zaczyna się od zebrania od wszystkich interesariuszy wymagań i wysłanie zapytania ofertowego do konkretnych firm. Mówimy więc o klasycznym procesie praktykowanym przez większość organizacji, czyli stworzeniu RFI (Request for Information) w celu zebrania podstawowych informacji, a później RFP (Request for Proposal) w celu otrzymania konkretnej oferty. Niestety ta praktyka nie do końca sprawdza się w przypadku skomplikowanych produktów, w których „zrozumienie i odkrywanie” zakresu dzieje się w trakcie procesu wdrożeniowego.
- Porównuj podobny zakres
W standardowym postępowaniu ofertowym wycena powstaje na bazie przygotowanych wymagań. Ze względu na skomplikowanie projektów e-commercowych, bardzo ciężko jest zdefiniować pełen zakres i przewidzieć wszystkie scenariusze. By poznać poziom inwestycji, każdy software house bazuje na swoim doświadczeniu i dokonuje własnych, często rozbieżnych założeń. W efekcie stworzone wyceny mogą znacznie się od siebie różnić, co ostatecznie bardzo utrudnia rzetelną ocenę i często nie pokrywa się z realnie ponoszonymi kosztami.
Aby prawidłowo porównać oferty pod kątem finansowym, warto zestawić wyceny na mniejszym, ale lepiej zrozumiałym zakresie (np. wycena listingu produktów lub karty produktowej). Kluczowe jest też zapytanie potencjalnego partnera o koszt jednego dnia roboczego konkretnych specjalistów.
2. Dziel się informacjami
Bardzo istotna jest otwartość na dzielenie się informacjami dotyczącymi nie tylko wymagań czy technologii, ale również perspektywy biznesowej. To właśnie poziom zrozumienia wyzwań i szerszego kontekstu pozwala ocenić, czy nasz przyszły software house będzie jedynie wykonawcą zadań, czy też partnerem, który z otwartością weźmie odpowiedzialność za produkt, a co za tym idzie za generowane wyniki.
3. Zorganizuj „chemistry meeting”
Partner, to ktoś z kim powinniśmy współpracować blisko – ciężko o osiągnięcia, jeśli brakuje obustronnego zrozumienia w fundamentalnych kwestiach. Pojawia się ryzyko, że porozumienia nie będzie na żadnym poziomie.
Podczas procesu przetargowego odbywa się za dużo rozmów na temat wycen, zakresu i terminów, a za mało na temat wzajemnych oczekiwań, wartości, jakie wyznają obie strony i podejścia do budowania relacji. Warto poświęcić więcej czasu na poznanie przyszłego partnera tak, aby sprawdzić, czy pasujecie do siebie kulturowo. Taka relacja zwykle trwa lata, więc warto pracować z ludźmi, którzy się rozumieją, szanują, a nawet jest między nimi dobra chemia.
4. Upewnij się z kim będziesz pracowa
Ludzie to podstawa. Warto od razu rozmawiać o tym, w jaki sposób software house będzie budował zespół i czy osoby, które poznasz na etapie wyboru faktycznie będą zajmować się Twoim e-commercem. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie dedykowanego zespołu, który będzie w pełni skupiony na jednym produkcie. Niestety do częstych praktyk należy „prezentowanie” specjalistów, którzy potem ze względu na przerzucanie do innych projektów tracą fokus i zmniejszają swoje zaangażowanie w projekcie.
5. Demo prawdę Ci powie
Decyzja o wyborze partnera IT, który będzie rozwijał nasz e-commerce, to decyzja strategiczna. Nie powinniśmy podejmować jej zbyt szybko, opierając się jedynie na kilku kryteriach lub wrażeniu z prezentacji czy spotkań. Dobrą praktyką będzie sprawdzenie potencjalnego software house’u na specjalnie przygotowanym w tym celu określonym zakresie prac. Można w ten sposób nie tylko sprawdzić umiejętności deweloperskie, ale przede wszystkim podejście potencjalnego partnera, sposób działania czy komunikację z zespołem.
6. Oczekiwania obu stron
Dużo mówi się o oczekiwaniach Klienta, a pomija aspekt oczekiwań partnera biznesowego. Te najczęściej upraszczane są do przestrzegania terminów, harmonogramu czy płatności. Tymczasem to właśnie respektowanie tych oczekiwań stanowi jedną z kluczowych zmiennych odróżniających wykonawcę od partnera. Pytanie o oczekiwania dostawcy podkreśla wzajemność, jakość relacji i współodpowiedzialność.
Partner powinien przedstawić swoje wymagania jeszcze zanim rozpocznie się współpraca. To często powoduje narastanie obaw i w konsekwencji sprawia, że relacja od razu wydaje się “ciasna” i niewygodna. Wymaganie jednostronne wydaje się łatwiejsze, pozwala zachować pozorną kontrolę i pozycję siły. Jednak oczekiwania partnera często pozytywnie wpływają na klienta i działają na jego korzyść. Im większe doświadczenie i wiedza, tym pojawia się więcej wymagań i są one bardziej precyzyjne. Często dotyczą usprawnienia pracy i wyeliminowania potencjalnych ryzyk.
Oczywiście istnieje szansa, że będą skutkowały wprowadzeniem zmian po stronie zamawiającego, jednak komunikowane ich na wczesnym etapie ułatwi współpracę, a docelowo wpłyną one pozytywnie na poprawę procesów, zaangażowanie pracowników po stronie partnera i zwiększenie bezpieczeństwa w realizacji projektu.
