Wdrożenie nowego CMS (ang. Content Management System) to często złożone wyzwanie, które oznacza konieczność starannego planowania i przygotowania. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest stworzenie zapytania ofertowego – zwanego również request for proposal (RFP) – które pozwoli Twojej firmie na uzyskanie najlepszej oferty od potencjalnych dostawców lub wykonawców.
W niniejszym artykule przedstawimy, o czym warto pamiętać, aby podstawowe wymagania były sformułowane jasno i kompleksowo. Dodatkowo wskażemy, jak opracować szczegółowe wymagania dla wdrożenia CMS i zadbać o dobre praktyki w całym zakresie projektu.
Struktura RFP dla wdrożenia nowego CMS
W RFP (Request for proposal) na wdrożenie nowego systemu zarządzania treścią (content management system) kluczowe jest uwzględnienie wymagań w kilku głównych kategoriach, które kompleksowo określą potrzeby organizacji i zapewnią wybór najlepszego dostawcy. RFP powinno składać się z następujących elementów:
- Informacje wstępne: przedstawienie celu i zakresu projektu oraz ogólne informacje o firmie.
- Opis obecnych procesów i obszaru, który system ma objąć: opis obecnych procesów zarządzania treścią, oraz obszaru, który nowy system ma objąć.
- Wymagania funkcjonalne: opis wymagań funkcjonalnych nowego systemu, w tym wymagania dotyczące zarządzania treścią, edytowania treści, oraz innych funkcji.
- Wymagania techniczne: opis wymagań technicznych nowego systemu, w tym wymagania dotyczące infrastruktury, oprogramowania, oraz innych aspektów technicznych.
- Kryteria wyboru dostawcy: opis kryteriów, które będą brane pod uwagę przy wyborze dostawcy usług.
- Harmonogram projektu: opis harmonogramu projektu, w tym terminów i kamieni milowych.
- Budżet i koszty: opis budżetu i kosztów związanych z wdrożeniem nowego systemu.
Szacowanie budżetu na wdrożenie CMS może być wyzwaniem, zwłaszcza przy uwzględnieniu kosztów infrastruktury, licencji czy customizacji. Przeczytaj nasz artykuł o kosztach wdrożenia CMS i czynnikach wpływających na cenę, aby dowiedzieć się, jak uniknąć nieprzewidzianych wydatków oraz lepiej zaplanować swój projekt wdrożeniowy.
Warto także rozważyć modele współpracy z dostawcą IT, które koncentrują się na osiąganiu konkretnych celów biznesowych, takie jak podejście performance-based. Dowiedz się więcej o modelu rozliczenia dostawca-partner IT opartym na celach i sprawdź, jak takie podejście może pomóc w efektywnym realizowaniu celów Twojej firmy.
Najważniejsze elementy zapytania ofertowego na wdrożenie CMS
Poniżej znajdują się kluczowe obszary, które należy opisać w zapytaniu ofertowym dla wdrożenia CMS:
1. Wymagania funkcjonalne
W tej kategorii należy określić, jakie funkcje systemu są kluczowe dla realizacji celów biznesowych. Warto skupić się na:
- Zarządzaniu treścią, np. łatwość tworzenia i edytowania stron bez wsparcia technicznego, workflow w tworzeniu i akceptacji treści.
- Obsłudze wielu wersji językowych – jednej czy wielu?
- Obsłudze wielu marek w ramach jednego narzędzia – rozwiązania multibrand.
- Funkcjach personalizacji treści w oparciu o dane użytkowników.
- Możliwościach automatyzacji procesów, takich jak publikowanie treści czy zarządzanie kampaniami.
- Zaznaczenie, które z funkcjonalności będą „out of the box”, czyli są rozwiązaniem natywnym danego systemu CMS, a jakie będą wymagać custom developmentu.
2. Wymagania niefunkcjonalne
Ta kategoria opisuje parametry techniczne i operacyjne systemu, które wpływają na jego wydajność, bezpieczeństwo i niezawodność. Należy uwzględnić:
- Wydajność systemu, np. liczba użytkowników, którą musi obsłużyć jednocześnie.
- Czas ładowania stron w warunkach dużego obciążenia.
- Bezpieczeństwo danych zgodne z regulacjami prawnymi, np. RODO.
- Mechanizmy ochrony przed atakami, np. DDoS.
- Skalowalność rozwiązania, umożliwiającą rozwój infrastruktury wraz ze wzrostem ruchu na stronie.
3. Wymagania dotyczące zarządzania treścią
W tej sekcji należy określić, jakie procesy związane z zarządzaniem treściami muszą być wspierane przez system, takie jak:
- Możliwość łatwego planowania publikacji.
- Wersjonowanie treści i możliwość cofania zmian.
- Obsługa różnych formatów multimediów i integracja z bibliotekami zasobów.
4. Wymagania integracyjne
Określenie, z jakimi systemami nowy CMS musi współpracować, np.:
- Jakie miejsce architekturze zajmuje CMS i z jakimi innymi narzędziami ma być zintegrowany.
- Integracja z narzędziami marketingowymi, jak platformy do e-mail marketingu.
- Integracja z systemami do zarządzania zasobami cyfrowymi organizacji (DAM).
- Połączenie z istniejącymi systemami analitycznymi, np. Google Analytics.
- Wsparcie dla API w celu ułatwienia komunikacji między systemami.
5. Wymagania dotyczące wsparcia technicznego i rozwoju
Należy opisać oczekiwania względem dostawcy w zakresie wsparcia i dalszego rozwoju systemu, np.:
- Stała dostępność wsparcia technicznego (SLA).
- Regularne aktualizacje systemu w celu utrzymania bezpieczeństwa i zgodności z nowymi standardami.
- Możliwość dalszego rozwoju funkcjonalności systemu w miarę potrzeb organizacji.
Podsumowanie
Opisanie tych kategorii w RFP pozwoli dostawcom lepiej zrozumieć oczekiwania firmy i dostarczyć rozwiązanie dopasowane do jej specyficznych potrzeb. Każda kategoria powinna zawierać konkretne przykłady, które pomogą zobrazować wymagania.
Zanim podejmiesz współpracę z dostawcą, warto przeanalizować jego podejście do wsparcia technicznego i przyszłego rozwoju systemu. Skorzystaj z naszej checklisty pytań, które warto zadać dostawcy IT, aby upewnić się, że wybierzesz partnera, który pomoże w realizacji twoich celów.
Autor
Michał Łukawski
IT Client Partner
Michał Łukawski, z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży IT, wspiera klientów korporacyjnych w tworzeniu i rozwijaniu cyfrowych produktów, które odpowiadają na realne potrzeby biznesowe. Pełnił funkcję Dyrektora Zarządzającego SYZYGY Warsaw i był członkiem zespołu odpowiedzialnego za transformację organizacji w turkusową. Jego podejście łączy zrozumienie potrzeb biznesowych z budowaniem trwałych relacji opartych na transparencji i współodpowiedzialności.
Potrzebujesz wsparcia w wyborze technologii lub optymalizacji procesów IT?
Nasz zespół pomoże Ci usprawnić procesy wdrożeniowe i wybrać rozwiązania technologiczne dopasowane do Twoich potrzeb.
Skontaktuj się z nami, aby:
- Omówić cele biznesowe i wyzwania technologiczne Twojej firmy,
- Otrzymać wskazówki dotyczące skutecznych przetargów i współpracy z partnerami IT,
- Dowiedzieć się, jak nasze usługi wspierają rozwój cyfrowych produktów i usprawniają procesy operacyjne.
Wypełnij formularz i zostaw swój e-mail — skontaktujemy się z Tobą, aby porozmawiać o tym, jak możemy pomóc Ci osiągnąć przewagę konkurencyjną i zrealizować cele Twojego projektu.
Zanim wybierzesz dostawcę IT: zapytaj o całkowity koszt
Koszty początkowe to tylko część inwestycji. Aby uniknąć niespodziewanych wydatków i wybrać partnera, który rozumie potrzeby Twojej organizacji. Pobierz checklistę pytań w formacie PDF 📧 i dowiedz się, jakie pytania zadać dostawcy IT, by upewnić się, że jego oferta odpowiada na Twoje potrzeby i długoterminowe cele.
