Ten artykuł nie będzie koncentrował się na wyborze samego systemu CMS, takiego jak Adobe Experience Manager, Magnolia czy Optimizely, ponieważ decyzja o platformie często zapada wcześniej, w odrębnym postępowaniu RFP (Request for proposal). Kluczowym wyzwaniem pozostaje jednak znalezienie odpowiedniego partnera, który skutecznie wdroży wybrany system, dopasowując go do specyficznych potrzeb biznesowych i technologicznych firmy.
Właśnie ten etap, czyli wybór firmy wdrożeniowej, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu całego projektu – to od kompetencji, doświadczenia i podejścia dostawcy zależy, czy wdrożenie przebiegnie sprawnie, a system będzie w pełni funkcjonalny, wydajny i dostosowany do celów biznesowych. W artykule pokażemy, jak efektywnie przygotować proces przetargowy, by znaleźć zaufanego partnera, który nie tylko spełni wymagania techniczne, ale także stanie się wsparciem w dalszym rozwoju organizacji.
Decyzja o zmianie systemu CMS
Zwykle firmy decydują się na zmianę CMS wtedy, gdy dotychczasowe rozwiązanie przestaje odpowiadać ich dynamicznie zmieniającym się potrzebom. Często wynika to ze wzrostu biznesu, który wymaga bardziej elastycznych i wysoce skalowalnych narzędzi. Problemy z wydajnością lub ograniczona funkcjonalność starego systemu mogą negatywnie wpływać na zarządzanie treściami, doświadczenia użytkowników czy konwersję. Pojawiają się także wyzwania technologiczne, takie jak potrzeba głębszej integracji z innymi systemami (np. CRM, narzędziami marketingowymi), optymalizacja SEO czy personalizacja treści.
W takich okolicznościach wybór nowego systemu CMS staje się kluczowym krokiem w kierunku poprawy efektywności organizacji i jej długofalowego rozwoju. Jednocześnie pojawia się pytanie jak przyspieszyć przetarg, aby nie tracić cennego czasu na przedłużające się formalności dotyczące zamówienia.
Request for proposal – dobre praktyki tworzenia zapytania
Co oprócz podstawowych elementów powinno znaleźć się w zapytaniu ofertowym na wdrożenie nowego systemu CMS?
1. Opisz swój kontekst biznesowy
RFP (request for proposal) powinno zawierać podstawowe dokumenty z informacjami o firmie: branża, struktura, strategia i kluczowe cele biznesowe. Dzięki temu potencjalni dostawcy mogą lepiej zrozumieć, w jaki sposób nowy system ma wspierać rozwój biznesu i jakie oczekiwania są z nim związane.
Warunki udziału w przetargu: w tym miejscu można podać najważniejsze wymogi formalne, jak np. referencje, wymogi finansowe czy doświadczenie w podobnych projektach.
2. W klarowny sposób wskaż Wasze najważniejsze problemy i wyzwania biznesowe
RFP powinno jasno wskazywać, jakie problemy firma stara się rozwiązać za pomocą nowej platformy CMS oraz jakie cele chce osiągnąć. Należy opisać, dlaczego koncepcją ich rozwiązania jest zmiana lub wdrożenie nowego systemu.
Na przykład: “Obecny CMS nie wspiera efektywnej personalizacji treści, co powoduje niski wskaźnik zaangażowania użytkowników. Nowy CMS ma pomóc w dynamicznym dostosowywaniu treści do preferencji użytkowników w czasie rzeczywistym.”
3. Opowiedz o swoich dotychczasowych doświadczeniach
Zapytanie ofertowe powinno zawierać opis dotychczas używanego systemu CMS, jego funkcji oraz ograniczeń, które utrudniają osiąganie celów biznesowych.
Na przykład: “Obecnie korzystamy z platformy X, która nie pozwala na integrację z naszym systemem CRM. Dodatkowo, proces tworzenia nowych landing page’y wymaga wsparcia zespołu IT, co znacząco wydłuża czas realizacji kampanii marketingowych.”
Warto również opisać doświadczenia z firmą, która dotychczas świadczyła usługi w tym zakresie. Informacje o jej podejściu, skuteczności, terminowości czy jakości obsługi są cennym kontekstem dla potencjalnych dostawców.
Na przykład: “Nasza dotychczasowa współpraca cechowała się opóźnieniami w realizacji zadań oraz brakiem proaktywnego podejścia do rozwiązywania problemów. Nowy partner wdrożeniowy powinien zapewnić lepszą komunikację, większą elastyczność i bardziej zaawansowane kompetencje techniczne.” Taki opis pozwoli nowym dostawcom lepiej zrozumieć, jakie oczekiwania i obawy mogą mieć kluczowe znaczenie w nadchodzącym projekcie.
4. Poinformuj, dlaczego zdecydowaliście się na wymianę CMS
Zazwyczaj decyzja o wyborze nowego systemu CMS zapada w innym postępowaniu RFP, więc warto wyjaśnić powody tego wyboru oraz jakimi kryteriami się kierowaliście. Aby złożyć najlepszą propozycję, dostawcy powinni zrozumieć, jakie aspekty były kluczowe i dlaczego wybrano konkretne narzędzie.
Na przykład: “Wybraliśmy CMS Magnolia ze względu na zaawansowane funkcje personalizacji, skalowalność i możliwość integracji z istniejącymi narzędziami analitycznymi.”
5. Przemyśl wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne (w tym integracje z innymi narzędziami)
Przygotowując zapytanie ofertowe na wdrożenie systemu CMS, warto uwzględnić kluczowe kategorie wymagań, takie jak funkcjonalności systemu, wydajność, bezpieczeństwo, integracje czy wsparcie techniczne. Każda z tych kategorii odgrywa istotną rolę, zapewniając, że nowy CMS nie tylko sprosta bieżącym potrzebom firmy, ale również będzie wspierał jej rozwój w przyszłości.
Sprawdź, jak powinna wyglądać struktura RFP na wdrożenie CMS – dowiedz się, jakie elementy powinno zawierać dobrze przygotowane zapytanie ofertowe, by ułatwić wybór najlepszego dostawcy.
6. Przedstawienie swojej struktury zespołu – ról i odpowiedzialności
Kluczowym elementem zapytania ofertowego na wdrożenie nowego CMS jest przedstawienie struktury zespołu, z którym potencjalny dostawca będzie współpracował. Ważne jest, aby dostawca wiedział, jakie role i zadania będą realizowane in-house, a które z nich będą leżały w jego zakresie odpowiedzialności.
Na przykład: “Zespół marketingowy zamawiającego będzie odpowiedzialny za przygotowanie treści, natomiast zespół IT udzieli wsparcia w zakresie integracji z istniejącymi systemami. Po stronie dostawcy znajdzie się konfiguracja CMS, wdrożenie funkcjonalności oraz szkolenie użytkowników końcowych.
Dodatkowo, w dokumencie warto opisać kryteria oceny ofert i proces akceptacji prac – kto będzie podejmował decyzje, jakie będą etapy weryfikacji oraz jakich standardów należy przestrzegać. Jasne określenie ról i procesów usprawnia komunikację i minimalizuje ryzyko nieporozumień.
Koszt wdrożenia CMS to nie tylko cena początkowa, ale także długoterminowe wydatki na utrzymanie, rozwój i wsparcie techniczne. Dlatego przy wyborze dostawcy warto spojrzeć szerzej niż tylko na kwotę w ofercie – kluczowe jest uwzględnienie Total Cost of Ownership (TCO), czyli całkowitego kosztu posiadania systemu. Dowiedz się więcej o TCO i kosztach wdrożeń IT – zobacz, jakie czynniki wpływają na pełny koszt systemu i jak skutecznie je kontrolować.
7. Opisz oczekiwania odnoszące się do codziennej współpracy i warunków SLA
Jeśli RFP dotyczy również zakresu utrzymania systemu oraz jego dalszego rozwoju, to oprócz harmonogramu projektu, konieczne jest też opisanie jak ma wyglądać codzienna współpraca z dostawcą po zakończeniu wdrożenia. Należy wskazać wymagania dotyczące czasów reakcji, naprawy błędów oraz oczekiwań w ramach wsparcia technicznego (SLA).
Przykład: “Oczekujemy, że dostawca zapewni wsparcie w trybie standardowych godzin roboczych (9:00 – 17:00) z możliwością rozszerzenia na 24/7 w przypadku krytycznych incydentów. Czas reakcji dla błędów krytycznych wynosi maksymalnie 2 godziny, a dla błędów średniego poziomu – 8 godzin.”
Warto także opisać zasady priorytetyzacji zgłoszeń oraz oczekiwania dotyczące komunikacji, np.: “Wszystkie zgłoszenia będą obsługiwane za pomocą dedykowanego systemu ticketowego, z regularnymi tygodniowymi raportami dotyczącymi postępu prac. Dostawca powinien również uczestniczyć w kwartalnych spotkaniach przeglądowych, gdzie będą omawiane dotychczasowe działania oraz planowane zmiany.” Taka szczegółowość pozwala dostawcom ocenić swoje możliwości i dostosować składaną ofertę do rzeczywistych potrzeb firmy, a wygrać przetarg będą mogli tylko najlepsi.
Jak wybrać najlepszego dostawcę – w skrócie
- Sprecyzowane zapytanie ofertowe (RFP) z wyraźnie zaznaczonymi oczekiwaniami, zakresem projektu, a także jego harmonogramem, zmniejszy liczbę dodatkowych pytań i modyfikacji w trakcie postępowania.
- W zapytaniu zawrzyj także kontekst biznesowy oraz wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne.
- Ustal krótkie, ale realistyczne terminy na składanie ofert i udzielanie odpowiedzi. Staraj się unikać niepotrzebnych przedłużeń terminów.
- Zdefiniuj jasne kryteria oceny ofert, wykraczające poza cenę – np. doświadczenie w Twojej branży, zaplecze techniczne, kultura organizacyjna czy elastyczność w realizacji zadań.
- Rozważ krótkie spotkania warsztatowe (demo czy Q&A), jeszcze przed upływem terminu składania ofert, aby zredukować ryzyko nieporozumień i uzyskać spójną wizję.
Jak wybrać najlepszego dostawcę CMS? Pobierz checklistę pytań 📄
Wybór dostawcy CMS to kluczowy etap wdrożenia – warto zadawać właściwe pytania, by ocenić kompetencje, podejście i dopasowanie do Twoich potrzeb. Pobierz listę pytań w formacie PDF 📧 i przygotuj się do skutecznych rozmów z potencjalnymi partnerami!
Podsumowanie
Niezależnie od tego, czy wybór CMS następuje w osobnym postępowaniu, czy łączysz go z poszukiwaniem idealnego partnera wdrożeniowego, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie request for proposal. Jasno wytyczone kryteria oceny ofert, precyzyjnie zdefiniowany harmonogram projektu i podział ról zapewnią płynne przeprowadzenie przetargu oraz pozwolą na szybkie zawarcie odpowiedniej umowy.
Dzięki temu unikniesz zbędnych opóźnień i zyskasz szansę na efektywną współpracę z doświadczonym dostawcą, który wesprze Twoją firmę w realizacji celów biznesowych i podniesie jakość cyfrowych doświadczeń klientów. Dobre przygotowanie i przejrzysta komunikacja sprawią, że proces wyboru nowego systemu CMS będzie szybszy, sprawniejszy i przyniesie trwałe korzyści.
Więcej:
Poznaj błędy w przetargach IT, które mogą opóźnić projekt – sprawdź, na co zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów i przyspieszyć proces wdrożenia CMS.
Dowiedz się więcej o modelu performance-based w IT – sprawdź, jak podejść do współpracy z dostawcą, aby maksymalizować wartość biznesową wdrożenia CMS.
Autor
Michał Łukawski
IT Client Partner
Michał Łukawski, z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży IT, wspiera klientów korporacyjnych w tworzeniu i rozwijaniu cyfrowych produktów, które odpowiadają na realne potrzeby biznesowe. Pełnił funkcję Dyrektora Zarządzającego SYZYGY Warsaw i był członkiem zespołu odpowiedzialnego za transformację organizacji w turkusową. Jego podejście łączy zrozumienie potrzeb biznesowych z budowaniem trwałych relacji opartych na transparencji i współodpowiedzialności.
Szukasz doświadczonego partnera do wdrożenia CMS?
Wybór odpowiedniego dostawcy to kluczowy krok w skutecznym wdrożeniu systemu CMS. Jeśli szukasz zespołu, który:
- Posiada doświadczenie w wdrażaniu CMS klasy enterprise (np. Magnolia, AEM)
- Rozumie zarówno wymagania techniczne, jak i cele biznesowe
- Pomaga unikać typowych pułapek wdrożeniowych i przyspiesza proces
Skontaktuj się z nami – porozmawiajmy o Twoim projekcie i znajdźmy najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji.
