Proces tworzenia RFP – lista wymagań
Firmy decydują się na stworzenie lub zmodernizowanie aplikacji mobilnej, gdy obecne rozwiązania przestają spełniać cele biznesowe oraz potrzeby użytkowników. Dynamiczny rozwój technologii mobilnych, rosnące wymagania klientów dotyczące intuicyjności i wydajności aplikacji, a także potrzeba integracji z innymi systemami firmy, to tylko niektóre z powodów, dla których inwestycja w nowoczesną aplikację staje się priorytetem. Problemem często są przestarzałe technologie, które ograniczają skalowalność lub brak zaawansowanych funkcji, takich jak personalizacja treści czy wsparcie offline. Równie istotne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych użytkowników i zgodności z obowiązującymi regulacjami.
Podczas tworzenia nowej aplikacji mobilnej stoimy przed decyzją o wyborze frameworku do konkretnego projektu, takiego jak Flutter, React Native czy Swift, ale przede wszystkim, na kluczowym kroku – wyborze firmy, która stworzy aplikację zgodną z unikalnymi wymaganiami biznesowymi. To od kompetencji i doświadczenia danego dostawcy zależy, czy aplikacja będzie funkcjonalna, wydajna i gotowa na przyszłe wyzwania technologiczne.
W większości przygotowanych zapytań ofertowych na development aplikacji mobilnych standardowo opisuje się istotne kryteria, takie jak zakres projektu, terminy realizacji czy budżet. Istnieją jednak pewne kluczowe elementy, często pomijane na etapie pisania RFP, które znacząco ułatwiają potencjalnym dostawcom przygotowanie wartościowych ofert. Oto pięć takich punktów, które powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowym na realizację projektu aplikacji mobilnej.
1. Filtrowanie wymagań – jaki problem biznesowy ma rozwiązać nowa aplikacja mobilna?
Zamiast skupiać się wyłącznie na konkretnych funkcjonalnościach, warto jasno określić, jakie mniej oczywiste potrzeby firma chce rozwiązać dzięki aplikacji mobilnej. To kluczowe, by dostawca mógł zaprojektować rozwiązanie, które nie tylko spełnia wymagania funkcjonalne, ale też bezpośrednio wspiera cele projektu.
Przykład:
„Obecnie użytkownicy opuszczają proces zakupowy z powodu skomplikowanego interfejsu. Nowa aplikacja ma skrócić ścieżkę zakupu do trzech kliknięć, zwiększając konwersję o 2% w ciągu roku.”
2. Struktura zespołu i podział odpowiedzialności
Wyjaśnienie, jak wygląda powołanie zespołu wewnątrz firmy oraz określenie ról i odpowiedzialności (in-house vs. dostawca) to niezwykle pomocne informacje. Partner IT może wówczas dokładnie przewidzieć, jakich zasobów będzie potrzebować i jak najlepiej zaplanować współpracę, uwzględniając zakres kompetencji zespołu.
Przykład:
„Zespół IT zajmie się integracją aplikacji z systemami wewnętrznymi, a zespół marketingowy dostarczy treści wizualne i tekstowe. Dostawca będzie odpowiedzialny za projekt UX/UI, development oraz testy.”
3. Dotychczasowe doświadczenia i wyzwania
Opisanie obecnie używanych rozwiązań oraz doświadczeń zespołu jest kluczowe, aby potencjalni dostawcy mogli lepiej zrozumieć specyfikę i wymagania projektu, dostosować swoje podejście i uniknąć powielania wcześniejszych błędów. W zapytaniu ofertowym warto uwzględnić odpowiedzi na następujące pytania:
Jakie dotychczasowe aplikacje zbudowaliśmy?
Warto wymienić aplikacje, które firma już stworzyła lub z których korzystała, oraz wskazać ich główne funkcjonalności.
Przykład:
„Dotychczas zbudowaliśmy aplikację lojalnościową dla naszych klientów, która umożliwiała zbieranie punktów i realizowanie kuponów w punktach sprzedaży stacjonarnej. Aplikacja jednak nie była integrowana z naszym e-commerce, co ograniczało jej użyteczność.”
W jakich technologiach mamy doświadczenie?
Ważne jest, aby wskazać technologie, w których zespół IT firmy ma doświadczenie, co może ułatwić integrację lub późniejsze utrzymanie aplikacji. Przygotowane zapytanie ofertowe powinno zawierać takie informacje, by dostawcy mogli dostosować swoje propozycje do wewnętrznych możliwości firmy.
Przykład:
„Nasz zespół IT ma doświadczenie w pracy z technologiami Node.js i React, co może być pomocne w integracji aplikacji mobilnej z naszym backendem.”
💡 Wybór między rozwiązaniem natywnym, hybrydowym a webowym zależy od specyfiki projektu, budżetu i oczekiwań użytkowników. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Aplikacje mobilne: natywne,hybrydowe czy webowe?
Czy zbudowaliśmy podobną aplikację?
Jeśli firma wcześniej realizowała projekt o podobnym charakterze, warto to podkreślić i opisać, jakie wyzwania napotkano oraz co można by zrobić lepiej.
Przykład:
„W przeszłości zbudowaliśmy aplikację mobilną wspierającą działania marketingowe, ale nie spełniała ona wymagań dotyczących wydajności przy dużym ruchu. Chcemy, aby nowy projekt uwzględniał te doświadczenia i rozwiązał te problemy.”
Dodatkowo, warto omówić kryteria wyboru dostawców, aby lepiej zrozumieć wymagania i oczekiwania względem potencjalnych partnerów. Przypisanie wymaganiom priorytetów oraz identyfikacja tzw. ‘deal breakers’ pomoże wykluczyć nieodpowiednich dostawców, uprości proces wybierania partnera IT i zaoszczędzi czas.
4. Scenariusze użytkowania aplikacji
Zamiast ograniczać się do opisu wymagań czysto technicznych, jak oczekiwania wobec systemu, warto uwzględnić w RFP najważniejsze projektowane ścieżki użytkownika. Pozwala to dostawcom lepiej zrozumieć, jak użytkownicy będą korzystać z aplikacji w praktyce, co ma kluczowe znaczenie przy projektowaniu UX/UI oraz architektury aplikacji. Scenariusze można zaprezentować w formie narracyjnej, diagramów użytkowania (np. user flow) lub tabel, które precyzują kluczowe działania użytkowników w aplikacji.
Jak mogą wyglądać scenariusze użytkowania?
Scenariusz 1: Zakupy w aplikacji e-commerce
„Użytkownik otwiera aplikację w celu przeglądania nowych promocji. Wybiera produkty, dodaje je do koszyka, a następnie płaci za pomocą zintegrowanego systemu płatności. Aplikacja automatycznie zapisuje dane użytkownika do szybszej realizacji kolejnych zakupów.”
Scenariusz 2: Korzystanie z aplikacji offline
„Użytkownik przegląda katalog produktów offline podczas podróży samolotem. Może dodawać produkty do ulubionych lub koszyka, a po odzyskaniu połączenia internetowego aplikacja synchronizuje dane z serwerem.”
Scenariusz 3: Obsługa klienta w aplikacji bankowej
„Użytkownik loguje się do aplikacji i przechodzi do sekcji ‘Pomoc’. Zadaje pytanie w czacie na żywo, gdzie bot AI sugeruje odpowiedzi. Jeśli problem nie zostanie rozwiązany, rozmowa jest przekierowywana do konsultanta.”
Scenariusz 4: Powiadomienia push w programie lojalnościowym
„Aplikacja wysyła powiadomienie o nowej promocji, które zachęca użytkownika do otwarcia aplikacji. Użytkownik przegląda ofertę, wykorzystuje zgromadzone punkty lojalnościowe na zniżkę i finalizuje zakup.”
Scenariusz 5: Rezerwacja usług w aplikacji fitness
„Użytkownik przegląda dostępne godziny zajęć w swoim ulubionym klubie fitness, wybiera dogodny termin i rezerwuje miejsce. Aplikacja wysyła powiadomienie przypominające o zajęciach na godzinę przed ich rozpoczęciem.”
💡 Projektując scenariusze użytkowania, warto uwzględnić także aspekty dostępności aplikacji mobilnej, tak aby była przyjazna dla wszystkich użytkowników – więcej na ten temat tutaj: Dostępność aplikacji mobilnych: jak ją zapewnić?
Rola aplikacji w architekturze, oczekiwania wobec systemu i integracje z innymi systemami
Ważnym elementem RFP (Request for proposal) jest określenie, jaką rolę aplikacja mobilna będzie odgrywać w istniejącej infrastrukturze firmy oraz z jakimi systemami ma się integrować. Aplikacja może pełnić różne funkcje, np. być centralnym punktem kontaktu z klientami, wspierać procesy wewnętrzne, takie jak zarządzanie zamówieniami, czy działać jako narzędzie do gromadzenia i przetwarzania danych użytkowników. Podanie tych informacji pozwala dostawcy zrozumieć, w jaki sposób aplikacja wpisuje się w całościową strategię technologiczną firmy.
Kluczowe jest wskazanie systemów, z którymi aplikacja musi się integrować, takich jak CRM, ERP, platformy analityczne czy zewnętrzne API.
Przykład:
„Aplikacja będzie pobierała dane o dostępności produktów w czasie rzeczywistym z systemu ERP lub PIM oraz synchronizowała dane klientów z naszym CRM Salesforce.”
Tego typu szczegóły są niezbędne, aby dostawca mógł zaprojektować efektywną architekturę, uwzględniającą istniejące ograniczenia techniczne oraz wymagania biznesowe.
Dostawca musi dokładnie rozumieć, skąd aplikacja będzie pobierać dane, jakie procesy będzie wspierać oraz jakie systemy będą kluczowe dla jej działania. Jasne określenie tych zależności, np. poprzez opis lub prosty diagram architektury, minimalizuje ryzyko błędów, ułatwia planowanie prac i zapewnia spójność aplikacji z istniejącą infrastrukturą.
Zanim wybierzesz dostawcę IT: zadaj trafne pytania
Aby uniknąć niespodziewanych wydatków i wybrać partnera, który rozumie potrzeby Twojej organizacji. Pobierz checklistę pytań w formacie PDF 📧 i dowiedz się, jakie pytania zadać dostawcy IT, by upewnić się, że jego oferta odpowiada na Twoje potrzeby i długoterminowe cele.
Podsumowanie
Dobrze skonstruowane zapytanie ofertowe pozwala uniknąć przedwczesnego wykluczenia oferenta, uprościć proces wyboru dostawcy i zarządzać całym procesem wdrożeniowym w bardziej efektywny sposób. Warto pamiętać, że RFP to nie tylko dokument – wymaga zaangażowania kluczowych interesariuszy i dostarczenia przemyślanego feedbacku na każdym etapie.
Zastosowanie powyższych elementów w RFP zwiększa szanse na wybór dostawcy, który spełni szczegółowe wymagania firmy i dostarczy aplikację mobilną dopasowaną do potrzeb użytkowników oraz strategii organizacji.
Autor
Michał Łukawski
IT Client Partner
Michał Łukawski, z ponad 17-letnim doświadczeniem w branży IT, wspiera klientów korporacyjnych w tworzeniu i rozwijaniu cyfrowych produktów, które odpowiadają na realne potrzeby biznesowe. Pełnił funkcję Dyrektora Zarządzającego SYZYGY Warsaw i był członkiem zespołu odpowiedzialnego za transformację organizacji w turkusową. Jego podejście łączy zrozumienie potrzeb biznesowych z budowaniem trwałych relacji opartych na transparencji i współodpowiedzialności.
Dobra aplikacja to taka, która realizuje Twoje cele biznesowe
RFP to początek, ale sukces aplikacji zależy od tego, jak dobrze odpowie na potrzeby Twojej firmy i użytkowników. Tworzymy aplikacje mobilne, które nie tylko działają, ale przynoszą realną wartość – wspierają sprzedaż, optymalizują procesy i angażują klientów.
Chcesz zbudować aplikację, która spełni Twoje oczekiwania?
📩 Wypełnij formularz – porozmawiajmy o Twoim projekcie.
